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Wie funktioniert die Schicht- und Abwesenheitsplanung auf der Talent-Plattform?

In diesem Artikel zeigen wir dir, wie du Schichten buchen und Abwesenheiten auf der Talent-Plattform hinterlegen kannst.

Sobald du ein Projekt hast, kannst du deine eigenen Arbeitszeiten innerhalb der Servicezeiten des jeweiligen Auftraggebers buchen. In den meisten Projekten geht das direkt über die Talent-Plattform.

Wir sind aktuell dabei die Schichtplanung schrittweise für alle Projekte anzupassen. Die Funktionen bleiben größtenteils gleich aber die Optik ändert sich. Im Artikel hier geht es um die alte Ansicht!

(Hier kannst du mit einem Klick direkt auf den für dich relevanten Unterpunkt abspringen:) 

Wo finde ich die Schichtplanung?

Was bedeuten die Farben und Zahlen im Schichtplan?

Wie buche ich eine Schicht?

Wie storniere ich eine Schicht?

Wie hinterlege ich eine Abwesenheit?

Wie storniere ich eine Abwesenheit?

 

Wo finde ich die Schichtplanung?

Du findest den Schichtplan indem du oben links in der Menüleiste auf den Punkt „Schichtplanung“ klickst.


In manchen Fällen nutzen Auftraggeber stattdessen ihre eigenen Schichtplanungs-Plattformen oder andere Methoden zur Schichtvergabe. In jedem Fall wird dir während deiner Basisschulung zum Projektstart alles beigebracht, was du wissen musst.

Wähle dort erst den Auftraggeber aus, für den du deine Schicht planen möchtest

Und danach über das Dropdown-Menü den konkreten Auftrag, für den du eine Schicht planen möchtest

Es taucht der Wochenplan der aktuellen Woche auf.

 

Was bedeuten die Farben und Zahlen im Schichtplan?

Die grundsätzlichen Servicezeiten erkennst immer am grünen Hintergrund und den darauf befindlichen Schichtblöcken. 

Ein Auftraggeber hat bei yoummday die Möglichkeit, in Halbstundenblöcken anzugeben, wie viele Talente er in seinem Projekt innerhalb der Servicezeiten (grüner Bereich) benötigt. Das Ziel ist hier, dass auf Grund vergangener Erfahrung und einem Eingangsforecast nie zu wenige oder zu viele Talente gleichzeitig arbeiten.

Du erkennst offene Schichten daran, dass die Zahl links (verfügbare Plätze) niedriger ist, als die Zahl rechts (gebuchte Plätze).

Die Farben ändern sich dabei von grün (frei) hin zu orange (ausgebucht). 

Falls eine sonst verfügbare Uhrzeit gesperrt wurde, z.B. aufgrund eines Feiertags, erkennst du das an dem durchgestrichenen Kreis auf grünem Grund.

 

Wie buche ich eine Schicht?

Hier findest du die Schritt-für-Schritt Anleitung für die Buchung von Schichten über unsere Plattform:

  1. Öffne https://talent.yoummday.com und klicke in der linken Menüleiste auf den Punkt „Schichtplanung“

  2. Wähle auf der Schichtplanungsseite den Auftraggeber aus, für den du deine Schicht planen möchtest

  3. Klicke auf das Dropdown-Menü

  4. Wähle den konkreten Auftrag aus, für den du eine Schicht planen möchtest

  5. Suche nach offenen Schichtplätzen anhand der grünen Hintergrundfarbe und den Zahlen im Schichtblock - denk daran: Ist die Zahl links niedriger als rechts, ist die Schicht buchbar!

  6. Buche dich über Drag-and-Drop in einer freien Schicht ein - klick dafür auf den Startzeitpunkt deiner Schicht, halte die Maustaste gedrückt, ziehe den blauen Kasten bis zum Ende deiner gewünschten Schicht und lass dann die Maustaste los. 

    Ist eine Schicht bereits voll oder musst du einen bestimmten Zeitraum am Stück buchen, wird dir eine Fehlermeldung angezeigt.

    Du kannst außerdem auch keine Schichten buchen, die du bereits zuvor in unter 24h abgesagt hast!

     

  7. Deine geplante Arbeitszeit ist nun mit einem dunkelblauen Block markiert und du bist fertig:

Du kannst beliebig viele Schichten mit dem Schichtplanungstool buchen.

Bitte richte dich dabei an die Vorgaben innerhalb deines Projekt: Die meisten Projekte haben Mindest- und gerade die kleineren Projekte oft auch ein Maximum an Stunden, die du pro Woche buchen kannst! Manchmal sind auch bestimmte Zeiten bevorzugt zu buchen, falls sie noch verfügbar sind. 

Wie storniere ich eine Schicht?

Die Schritte zur Stornierung einer Schicht decken sich bis zum 5. Schritt mit den Schritten zur Buchung einer Schicht:

  1. Öffne https://talent.yoummday.com und klicke in der linken Menüleiste auf den Punkt „Schichtplanung“

  2. Wähle auf der Schichtplanungsseite den Auftraggeber aus, für den du deine Schicht planen möchtest

  3. Klicke auf das Dropdown-Menü

  4. Wähle den konkreten Auftrag aus, für den du eine Schicht planen möchtest

  5. Such nach der von dir gebuchten Schicht, die du stornieren möchtest - sie ist als ein blauer Kasten hinterlegt
     

  6. Klick auf den gebuchten Schichtblock

  7. Um nur den Start- oder Endzeitpunkt anzupassen, nutze innerhalb des Pop-Ups die Slider links und rechts und bestätige mit "Speichern & Schließen"

  8. Alternativ, um die ganze Schicht abzusagen, klicke auf "Schicht absagen" und pass entweder die gebuchte Schicht an und klicke auf "Speichern & Schließen"

Achtung: Wenn du eine Schicht in unter 24h zum Schichtstart absagst, lässt sie sich später nicht nochmal buchen!

Wie hinterlege ich eine Abwesenheit?

Bist du aufgrund von Urlaub oder anderen privaten Verpflichtungen längere Zeit abwesend, kannst du diese Abwesenheitszeit im Schichtplan hinterlegen. So wissen die Projektverantwortlichen Bescheid, in welchem Zeitraum du deine Mindeststundenzahl nicht erbringen kannst. 

Denk aber bitte daran, deinem Ansprechpartner im Projekt aktiv bei längeren Abwesenheitszeiten zu informieren!

Die Schritte zum Hinterlegen einer Abwesenheit decken sich bis zum 5. Schritt mit den Schritten zur Buchung oder Stornierung einer Schicht:

  1. Öffne https://talent.yoummday.com und klicke in der linken Menüleiste auf den Punkt „Schichtplanung“

  2. Wähle auf der Schichtplanungsseite den Auftraggeber aus, für den du deine Schicht planen möchtest

  3. Klicke auf das Dropdown-Menü

  4. Wähle den konkreten Auftrag aus, für den du eine Abwesenheit hinterlegen möchtest

  5. Klicke auf "Abwesenheit eintragen" 

  6. Wähle im Pop-Up das Datum des ersten und letzten Tages deiner Abwesenheit

  7. Speichere die Angabe mit einem Klick auf "Speichern" - falls du in diesem Zeitraum bereits Schichten gebucht hast, werden diese automatisch gelöscht

  8. Hinterlege einen Grund für deine Abwesenheit

  9. Bestätige die Angabe final mit "Senden"

  10. Deine Abwesenheit wird nun grau hinterlegt im Schichtplan angezeigt

Wie storniere ich eine Abwesenheit?

Du kannst während einer Abwesenheit keine Schichten buchen. Solltest du unerwarteter Weise früher wieder anwesend sein, kannst du jedoch deine Abwesenheit genauso wie gebuchte Schichten stornieren.

Die Schritte zum Hinterlegen einer Abwesenheit decken sich bis zum 5. Schritt mit den Schritten zur Buchung oder Stornierung einer Schicht:

  1. Öffne https://talent.yoummday.com und klicke in der linken Menüleiste auf den Punkt „Schichtplanung“

  2. Wähle auf der Schichtplanungsseite den Auftraggeber aus, für den du deine Schicht planen möchtest

  3. Klicke auf das Dropdown-Menü

  4. Wähle den konkreten Auftrag aus, für den du eine Abwesenheit stornieren möchtest

  5. Klicke auf einen Tag, an dem die Abwesenheit hinterlegt ist

  6. Um den Start- oder Endzeitpunkt der Abwesenheit anzupassen, klicke auf das jeweilige Datum, hinterlege ein neues Datum und bestätige mit "Speichern"

  7. Um deine ganze Abwesenheit zu stornieren, klicke stattdessen auf "Abwesenheit löschen"