In Projekten, in denen Du Kunden aktiv anrufst, benötigst Du die Outbound-Telefonie. In diesem Artikel erklären wir Dir, wie die Outbound-Telefonie auf yoummday funktioniert.
Welche Programme kann man für die Outbound-Telefonie nutzen?
Um aktiv Kunden anzurufen, kannst Du entweder Google Chrome mit dem entsprechenden yoummday-Plugin nutzen oder ein Softphone (wie Microsip/Linphone) installieren und darüber telefonieren.
Variante 1: Telefonie mit Google Chrome und dem Plugin
Wichtig: bei der Telefonie über die Browser-Erweiterung ist es wichtig, stets die richtige Kontaktliste auszuwählen. In allen anderen Fällen kann es passieren, dass Telefonate über das falsche Projekt und somit über das falschen Unternehmen geführt werden!
Sollten die Kontakte durch den Auftraggeber auf yoummday hochgeladen sein, so ist die Einrichtung der Web-Extension nicht notwendig.
Hier eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Du mit Google Chrome am PC und dem yoummday Plugin telefonieren kannst:
Installiere das yoummday Plugin.
Du findest es links in Deinem Account, wenn Du auf „Downloads“ klickst:
Klicke hier auf „Chrome Extension“:
Und danach auf „Hinzufügen“:
Und bestätige das Hinzufügen der Erweiterung:
Danach erhältst Du die Bestätigung, dass das Plugin hinzugefügt wurde:
Das Plugin erscheint noch mit einem roten Punkt, da es noch nicht aktiv ist.
Klicke nun auf das Puzzlesymbol:
Und auf das Stecknadelsymbol:
Ab jetzt hast Du das Plugin immer in der Taskleiste sichtbar und merkst, ob es aktiv ist.
Jetzt aktivieren wir die Berechtigungen für das yoummday-Plugin. Klicke auf die drei Punkte neben dem Stecknadelsymbol und dann auf Erweiterung verwalten:
Wir empfehlen Dir, folgende Berechtigungen zu erteilen:
Wenn Du jetzt auf das yoummday-Plugin klickst, kommt die Aufforderung sich auf talent.yoummday.com einzuloggen:
Du loggst Dich 1-2 Mal aus und wieder ein. Dies aktiviert das Plugin. Das siehst Du daran, dass der Punkt der vorher rot war jetzt grün wird.
Wenn Du jetzt draufklickst, erscheint diese Meldung in der Regel.
Dann aktivieren wir noch den Vertrag:
Klicke auf „Meine Verträge“ und danach noch auf das Handsymbol und die beiden gelben Symbole oben. Dann ist der Vertrag aktiviert und das Plugin sieht, für welches Projekt es genutzt werden soll.
Sobald Du jetzt auf das Plugin klickst, kannst Du die Liste auswählen, die Du für die Calls nutzen möchtest:
Du wählst Dir die Liste aus, die Du nutzen möchtest – in unserem Falls die Liste „TEST OUTBOUND“:
Wichtig: bei der Telefonie über die Browser-Erweiterung ist es wichtig, stets die richtige Kontaktliste auszuwählen. In allen anderen Fällen kann es passieren, dass Telefonate über das falsche Projekt und somit über das falschen Unternehmen geführt werden!
Nun wählst Du „Anruf anlegen und gleich sofort anrufen“:
Das spart Zeit, weil sich dann gleich der Anruf aufbaut, wenn Du ihn mit der Webextension anrufst.
Nun klickst Du beim Arbeitsplatz auf „Arbeiten“:
Dort öffnet sich die Liste die Du für die Outbound-Calls nutzt und dann klickst Du auf „Nächsten Anruf starten“:
Dann wird der erste Call aufgebaut – das System wählt die Nummer und verbindet Dich:
Wenn Du dann mit dem Call fertig bist und alles hinterlegt hast zum Call, klickst Du unten auf „speichern und schließen“:
Und dann kannst Du den nächsten Call starten:
Die Gesprächsmaske und ihre Felder
Das Feld „Notiz“
Es ist für alle Gesprächsnotizen.
Der Fragenblock
Hier stellt das Projekt Fragen zum Gespräch, die zum Beispiel per Drop-Down-Menü beantwortet werden können.
Das Gesprächsergebnis
Es wird am Schluss angeklickt, je nach Verlauf des Gesprächs.
Gesprächsergebnis „Positiv beendet“:
Der Kunde hat Dir eine Zusage erteilt, ein Abschluss/Termin/Sale etc. ist zustande gekommen. Du willst den Kunden nicht nochmal anrufen.
Gesprächsergebnis „Negativ beendet“:
Der Kunde hat Dir entweder keine Zusage erteilt bzw. es ist kein Abschluss/Termin/Sale etc. ist zustande gekommen. Das Gespräch ist negativ zu Ende gegangen. Du willst den Kunden nicht nochmal anrufen.
Gesprächsergebnis „Wiedervorlage“:
Mit „Wiedervorlage“ legst Du Dir das Gespräch auf Wiedervorlage. Du hast zum Beispiel den Kontakt nicht erreicht, eine neue Nummer heraus gefunden die Du anrufen möchtest oder musstest Informationen im Projekt einholen und hast dem Kontakt zugesagt, dass Du Dich nochmal bei ihm/ihr meldest. Hier kannst Du Dir einen Tag zur Wiedervorlage auswählen und eine Uhrzeit.
Fehlermeldung „Recall too soon“
Der gewählte Zeitpunkt, um den Kontakt wieder anzurufen, ist zu früh. Als Zeitpunkt für eine Wiedervorlage kann nur ein Zeitpunkt gewählt werden, der mindestens eine Stunde in der Zukunft liegt.
Gesprächsergebnis „Voicemail“:
Du hast nur die Voicemail des Kontakts erreicht und willst ihn nochmal anrufen.
Fehlermeldungen und Lösungen
Problem: Es wird angesagt, dass „kein Anschluss unter dieser Nummer“ vergeben ist.
Lösung: Die Nummer ist nicht vergeben oder nicht korrekt. Eventuell fehlt auch die Vorwahl. In diesem Fall würden wir empfehlen, die Nummer, wenn möglich zu korrigieren. Bei Deutschland zum Beispiel ist es wichtig, dass „49“ als Länderkennung vor der Rufnummer steht. Sie ersetzt die „0“ der normalen Nummer. Wenn also die normale Nummer 030-123456789 wäre, muss die gewählte Nummer mit „4930-123456789“ hinterlegt sein. Wenn es danach nicht funktioniert, probiere bitte einmal einen Neustart Deines PCs und danach die Nummer anzuwählen.
Problem: Keine Liste vorhanden zur Auswahl
Lösung: Dein Projekt hat Dir noch keine Liste zugewiesen. Bitte wende Dich an Deinen Ansprechpartner/Teamleiter im Projekt.
Problem: Du willst den nächsten Call starten, aber es werden keine Nummern gefunden
Lösung: Meist ist dann keine Liste ausgewählt. Wenn Du eine Liste ausgewählt hast, sind vielleicht die Nummern auf der Liste zur Neige gegangen. Bitte das Projekt, Dir neue Nummern freizugeben oder eine neue Liste mit Leads / Nummern.
Problem: Du kannst eine Nummer nicht mehr als einmal anrufen
Lösung: Das Projekt kann einstellen, wie oft Du eine Nummer anwählen kannst. Bitte Deinen Projektleiter, dies bei der Liste einzustellen.
Problem: Der Punkt oben bei Webphone ist gelb und es kommt kein Anruf rein
Lösung:
Der Arbeitsplatz ist in zwei Fenstern oder Browsern geöffnet. Weitere Fenster mit dem Arbeitsplatz schließen und/oder andere Browser mit dem Arbeitsplatz.
Problem: Das yoummday-Plugin findet keinen Auftrag
Wenn Du auf das yoummday Plugin klickst mit Rechtsklick erscheint die Meldung, dass „keine passenden Aufträge vorhanden“ wären.
Lösung:
Meist ist der Outbound-Auftrag pausiert. Schau bitte bei Deinen Aufträgen, ob Du den Auftrag pausiert hast und aktiviere ihn gegebenenfalls wieder.
Problem: Das Projekt ist aktiviert, aber es wird immer noch kein Projekt gefunden. Wenn Du auf Arbeitsplatz klickst, hat Du keine zugewiesenen Listen.
Lösung: Self-Service-Projekte, die nicht von yoummday betreut werden, müssen Guthaben aufladen. Dein Outbound-Projekt hat eventuell kein Guthaben mehr bei yoummday. Bitte wende Dich in diesem Fall an Deinen Projektleiter / Teamleiter. Er/sie kann sich dann mit seinem/ihrem Ansprechpartner bei yoummday in Kontakt setzen.
Spezialfälle
Du hast eine Nummer selbst hinterlegt, die Du herausgefunden/korrigiert hast oder hast eine Excel-Liste mit Nummern vom Projekt erhalten und willst diese Nummern anrufen:
Gehe bei einer korrigierten Nummer dann bitte in den entsprechenden Eintrag in Deinen Wiedervorlagen oder in der Liste.
Markiere die Nummer und wähle nach Rechtsklick mit der Maus: „„4930123456789“ mit Yoummday anrufen“:
Automatisch wird der Anruf im Hintergrund aufgebaut.
Variante 2: Telefonie mit Softphone / Microsip
Auch mit einem Softphone (zum Beispiel Microsip) kannst Du in einem Outbound-Projekt Anrufe tätigen. Stelle dazu in Deinem Profil von Webphone auf Softphone um:
In Deinem Account findest Du links unter dem Punkt „Mehr“ und dem Unterpunkt „Downloads“ die Möglichkeit Microsip runterzuladen.
Dann wird Microsip runtergeladen und Du kannst es installieren:
Nun fügst Du ein Konto hinzu, indem Du Microsip startest und auf „Konto hinzufügen“ klickst:
Die Einstellungen für das Konto findest Du oben in Deinem Arbeitsplatz bei dem „i“:
Gib die dort angegebenen Daten bitte wie folgt ein und achte darauf, dass Accountnummer/Benutzername und Passwort individuell sind (und dadurch vom Beispiel abweichen):
Hier findest Du ein zweites Beispiel für die Einstellungen: https://helpdesk.yoummday.com/knowledge/kann-ich-auch-andere-programme-zur-telefonie-nutzen
Nun ist das Softphone aktiviert und Du kannst es für die Outbound-Telefonie nutzen:
Wie Du das Linphone installieren kannst, findest Du hier:
https://helpdesk.yoummday.com/knowledge/kann-ich-auch-andere-programme-zur-telefonie-nutzen